>CODICE ETICO RENTAL PLUS<

INDICE

1.INTRODUZIONE

1.1 Obiettivi del Codice Etico

Rental Plus, adotta il presente Codice Etico come carta dei diritti e dei doveri morali, in un’ottica di responsabilità sociale, cui devono ispirarsi, senza alcuna eccezione, tutti i partecipanti alla Società (amministratori, manager, dipendenti, consulenti, partner,fornitori) nei rapporti sia interni sia esterni e per la realizzazione della Mission Aziendale.

Il Codice Etico non descrive soltanto ciò che i dipendenti di Rental Plus possono o non possono fare, ma si

propone anche di individuare le risorse utili ad affrontare particolari situazioni nell’ambito lavorativo.

1.2 Ambito di applicazione

Le disposizioni contenute nel Codice Etico si applicano a tutti i dipendenti e, senza alcuna eccezione,

a tutti coloro che direttamente o indirettamente instaurano rapporti con Rental Plus, stabilmente o anche solo

temporaneamente, agli amministratori, collaboratori, consulenti, agenti, procuratori e a chiunque operi

in nome e per conto di Rental Plus.

Ciascun dipendente di Rental Plus, indipendentemente dalla posizione o dallo status, è responsabile delle

proprie azioni nel rispetto del presente Codice Etico, e delle normative nazionali e internazionali vigenti.

Il presente codice è portato a conoscenza di ogni componente della Direzione.

Il codice etico è suscettibile di modifiche ed integrazioni in funzione dei mutamenti esterni e/o interni

all’azienda.

1.3 Reciprocità

Nei rapporti e nelle relazioni esterne Rental Plus richiede che i soggetti terzi agiscano nei suoi confronti con

un’analoga condotta etica.

È fatto divieto a qualunque dipendente, indipendentemente dalla posizione o dallo status, di valersi

della collaborazione di terzi per svolgere azioni che, in qualità di dipendente, avrebbe la proibizione di

espletare direttamente.

1.4 Norme, documenti e Leggi di riferimento

– Artt. 2103, 2106, 2118, 2119 del Codice Civile;

– Art. 7 della Legge n. 300/1970 – Statuto dei lavoratori;

– Legge n. 604/1966 sui licenziamenti individuali;

– Contratti Collettivi di Lavoro applicabili ai lavoratori del Settore e/o Comparto;

– Decreto Legislativo 30 Giugno 2003, n° 196 – “Codice in materia di protezione dei dati

personali” (testo unico della privacy) e successivi aggiornamenti;

– Decreto Legislativo 8 Giugno 2001, n°231 “Responsabilità amministrativa degli Enti”e

successive modifiche e/o integrazioni;

– Decreto Legislativo 231/2007 “Attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la

prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività

criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca

misure di esecuzione “;

– Legge 18 Marzo 2008, n. 48 “Ratifica ed esecuzione della Convenzione del Consiglio

d’Europa sulla criminalità informatica e norme di adeguamento dell’ordinamento interno”;

– Legge del 3 agosto 2007 n. 123: Misure in tema di tutela della salute e della sicurezza sul

lavoro e delega al Governo per il riassetto e la riforma della normativa in materia;

– Decreto legislativo 626/1994: Salute e Sicurezza dei lavoratori;

– Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81 Attuazione dell’articolo 1 della legge 3 agosto 2007 n.

123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro;

– Good Management Practices, Fraud Policy & Response Plan, Outside Positions Policy,

Employment Screening Policy, Gifts & Entertainment Policy, Procurement Policy

– Acceptable Use Guidelines;

– Code of Business Conduct;

– Sistema di Gestione della Qualità.

2 NORME DI COMPORTAMENTO

2.1 Criteri operativi generali

Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del proprio operato, Rental Plus opera secondo i

seguenti criteri:

– una chiara e formalizzata assegnazione di poteri e responsabilità, coerente con le mansioni

attribuite;

– la separazione delle funzioni, per cui l’autorizzazione all’effettuazione di una operazione deve

essere sotto la responsabilità diversa da chi contabilizza, esegue operativamente o controlla

l’operazione (qualora il controllo venga effettuato da un unico soggetto). Tale principio dovrà

comunque consentire la gestione efficiente dell’attività aziendale;

– la definizione di regole comportamentali idonee a garantire l’esercizio delle attività aziendali

nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e dell’integrità del patrimonio aziendale;

– la disposizione di documentazione normativa per le singole attività aziendali, articolata in

procure, poteri e deleghe, procedure;

– la tracciabilità delle operazioni (sia legate alle attività operative che a quelle di controllo), volta

a garantire che ogni operazione, transazione e/o azione sia verificabile, documentata,

coerente e congrua.

3 PRINCIPI GENERALI

3.1 Legalità e valori etici

Rental Plus si impegna alla diffusione dell’Etica quale fondamento per conservare ed accrescere l’asset più

prezioso, che è la reputazione.

La reputazione di Rental Plus dipende dal comportamento del suo personale. Ogni dipendente diretto e

collaboratore di Rental Plus deve contribuire all’affermazione di una cultura societaria che legittimi la stessa

Società come soggetto imprenditoriale capace di perseguire la sua missione, senza pregiudicare al

tempo stesso il benessere della comunità in cui è inserito.

Di conseguenza le azioni, i rapporti, le transazioni, la gestione delle risorse umane ed i comportamenti

svolti nell’esercizio delle competenze e delle funzioni assegnate devono essere improntati a:

rispetto ed applicazione della Legge – con particolare attenzione ed impegno alle disposizioni

in materia di responsabilità amministrativa della Società;

correttezza, trasparenza, obiettività, equità;
imparzialità: evitare ogni discriminazione in base ad età, sesso, stato di salute, razza, opinioni

politiche e credenze religiose. Ciò si applica ad ogni aspetto delle decisioni di Rental Plus

sull’impiego delle proprie Risorse Umane, compresi gli aspetti inerenti l’assunzione, il lavoro a

tempo determinato o indeterminato, Io sviluppo, la promozione, il training, la retribuzione;

rispetto della persona e della sua dignità: astensione da ogni comportamento offensivo, di

vessazioni psicologiche e fisiche, di molestie sessuali.

3.2 Riservatezza

Tutte le informazioni in possesso della Società, fatti salvi gli adempimenti di Legge, non possono

essere usate per scopi diversi da quelli istituzionali. Particolare attenzione va riservata ai dati ed alle

informazioni personali di dipendenti, clienti e collaboratori. L’utilizzo delle informazioni societarie aventi rilevanza esterna può essere effettuato solo dai ruoli individuati da Rental Plus ed espressamente autorizzati.

E’ responsabilità di Rental Plus accertare periodicamente i requisiti personali di dipendenti o candidati che si

accingano a ricoprire posizioni che si ritengano esposte al rischio di integrità.

Le politiche e le procedure societarie di sicurezza includono ulteriori requisiti per salvaguardare le informazioni ed i sistemi informatici. I dipendenti devono conoscere tali requisiti ed attenervisi.

3.3 Principio di fedeltà

Tutti i dipendenti sono obbligati a non stipulare contratti di lavoro per conto terzi e per Società

concorrenti senza la preventiva autorizzazione della Società.

3.4 Conflitto d’interessi

Per “conflitto di interessi” si intende la situazione in cui un dipendente di Rental Plus (a qualsiasi livello

gerarchico), a causa di interessi o attività personali, agisca non in conformità con le prescrizioni etiche

e/o venga condizionato nella propria capacità di operare nell’esclusivo interesse della Società stessa.

Tutti coloro, ad ogni livello, che abbiano rapporti diretti o indiretti con Rental Plus devono evitare azioni ed

attività che possano condurre a conflitti d’interessi, in ogni caso è fatto obbligo ai dipendenti ed ai

collaboratori, di informare Rental Plus circa la presenza o il sopraggiungere di una qualsiasi forma di conflitto

di interessi, reale o potenziale.

E’ responsabilità di Rental Plus provvedere ad un inventario delle posizioni esterne ricoperte dai dipendenti,

che possano generare situazioni di conflitto di interessi. E’ responsabilità di ogni dipendente richiedere

preventivamente approvazione scritta e successivamente al più vicino livello gerarchico e alla Direzione Risorse Umane & Organizzazione, prima di esercitare ogni attività esterna a Rental Plus, anche se non remunerata.

L’eventuale remunerazione conseguita per un’attività esterna esercitata per conto di Rental Plus deve

essere conferita a Rental Plus stessa. Qualora l’attività esterna sia esercitata per proprio conto, il dipendente

è tenuto a non spendere il nome di Rental Plus.

Qualora si ravvisi l’insorgere di un conflitto di interessi, il dipendente è tenuto a rinunciare all’incarico

esterno eventualmente assunto.

Un conflitto di interessi apparente avviene quando gli interessi o le attività personali di un dipendente

possano indurre altri a dubitare della sua obiettività o imparzialità. Tutti i conflitti di interessi reali o

apparenti devono essere riportati alla direzione.

Quelli che seguono sono alcuni esempi comuni che potrebbero costituire conflitto di interessi:

– usare la proprietà o le informazioni di Rental Plus per scopi personali. Ciò include lo sfruttamento,

per trarne profitto, di opportunità che emergono durante lo svolgimento del lavoro e per cui la

Società può nutrire interesse;

– avere una quota o un interesse economico in una Società che fa affari con Rental Plus: se si riveste

una posizione tale da influenzare il rapporto con la Società;

– un impiego esterno o accordi di remunerazione che interferiscono con la capacità di svolgere il

proprio lavoro;

– fare concorrenza a Rental Plus.

Posizioni generali ricoperte in organizzazioni nell’ambito di cultura, sport, religione,

educazione e beneficenza non sono ritenute tali da generare un conflitto di interessi.

3.5 Pagamenti impropri

Il personale di Rental Plus ha il divieto di offrire, fare, ricevere o promettere pagamenti impropri, ad alcuno,

per nessuna ragione, in particolare a funzionari della Pubblica Amministrazione o a Clienti (o

potenziali tali) del settore privato. Un pagamento improprio può essere interpretato come mezzo per

influenzare la decisione della persona che agisce per conto del cliente o del fornitore. I pagamenti

impropri violano la politica di Rental Plus.

L’offerta di denaro al personale di Rental Plus o a dipendenti di Clienti, fornitori o terzi costituisce un illecito

perseguibile legalmente.

I pagamenti impropri non si limitano a pagamenti in denaro o in valuta. Tale definizione include anche

“cortesie d’affari” (pranzi ed intrattenimenti di affari), biglietti per concerti, eventi sportivi o culturali o

agevolazioni sull’organizzazione di viaggi.

Lo scambio occasionale di regali, pranzi ed intrattenimenti d’affari (cioè “cortesie d’affari”) è pratica

comune ed ha lo scopo di creare stima e infondere fiducia nelle relazioni d’affari. Ciò nonostante, se le

cortesie d’affari diventano eccessive, creano un senso di obbligazione personale da parte di chi le

riceve. Tale sensazione d’obbligo può interferire con lo svolgimento del proprio dovere nell’interesse di

Rental Plus. Oltre un certo limite, cortesie d’affari eccessivamente generose diventano pagamenti impropri.

I pagamenti impropri si intendono tali quando abbiano valore superiore a € 200.00 (ad evento o

complessivamente, nel corso dell’anno solare).

Di conseguenza, il personale di Rental Plus può offrire ed accettare cortesie d’affari, purché queste ultime

siano abbastanza modeste da non interferire mai con il giudizio di chi le riceve ed il cui valore in ogni

caso non ecceda il limite di € 200.00 (ad evento o complessivamente, nel corso dell’anno solare).

E’ previsto si possa eccedere il limite di € 200.00 in occasione di omaggi chiaramente associati a

training, conferenze o altri eventi strettamente correlati al business. Tale eccezione necessita di

approvazione scritta e motivata da parte della Direzione.

Nei casi di incertezza circa un pagamento o un dono improprio, il dipendente è tenuto a discuterne

con il proprio responsabile.

La Direzione di Rental Plus deve assicurare la buona fede delle donazioni elargite per scopi

benefici.

3.6 Sicurezza sul lavoro

Rental Plus si impegna a creare un ambiente di lavoro sicuro. Il personale è tenuto a rispettare tutte le leggi

e disposizioni relative alla sicurezza della struttura in cui lavora, oltre che a riferire tempestivamente

tutti gli incidenti, le preoccupazioni ambientali e le situazioni pericolose al proprio responsabile, o al

responsabile delle Risorse Umane & Organizzazione.

3.7 Cura del capitale societario

I dipendenti devono agire in conformità con le politiche societarie di spesa e salvaguardare tutti i beni

da perdite dovute a furto, incuria, utilizzo improprio o spreco. I beni societari devono essere utilizzati

solo strumentalmente rispetto alle esigenze lavorative. Non devono essere usati per scopi personali o

in supporto ad attività o affari estranei a Rental Plus.

3.8 Precisione nella gestione della documentazione societaria

Il personale di Rental Plus è tenuto a creare, mantenere, modificare ed eliminare la documentazione

societaria solo in conformità con le politiche di Rental Plus. Ogni dipendente è responsabile

dell’integrità di tutti i documenti che partecipa a creare e mantenere, incluse le fatture e la

documentazione finanziaria. È fatto divieto di includere informazioni false o fuorvianti nei registri

societari, o di stabilire e/o mantenere conti societari che non siano registrati nei libri contabili e negli

archivi della Società.

3.8 Gestione del sistema informatico e telematico

Il personale di Rental Plus è tenuto a gestire il sistema informatico e telematico solo in conformità con le

politiche di Rental Plus.

Al personale è fatto divieto di alterare in qualsiasi modo il funzionamento del sistema informatico e/o di

intervenire illegalmente, con qualsiasi modalità sui dati, informazioni e programmi installati su

dotazioni operanti presso l’Azienda a danno dello Stato, di enti pubblici, di organismi comunitari e

privati con il fine di procurare, direttamente e/o indirettamente, un vantaggio o un’utilità.

4 RELAZIONI CON GLI STAKEHOLDER

4.1 Soci

La struttura societaria deve rappresentare per la gestione un punto essenziale di riferimento per lo

sviluppo e la crescita del patrimonio societario e per la remunerazione del capitale sociale.

Rental Plus deve mantenere un profilo di massima correttezza, trasparenza, imparzialità ed equità nei

rapporti con i propri Soci.

Rental Plus:

– garantisce che tutto il personale impegnato nella formazione del bilancio della Società svolga i propri compiti controllando accuratamente i dati elaborati, collaborando con tutte le funzioni al massimo grado, segnalando eventuali situazioni di conflitto di interesse, fornendo informazioni chiare e complete;

– non commette alcuna azione che impedisca od ostacoli lo svolgimento delle attività di

controllo e/o revisione che competano a soci, altri organi sociali, Società di revisione;

– impedisce che qualsiasi suo componente possa agire in maniera tale da influenzare il

comportamento della dirigenza al fine di trarne un vantaggio personale;

– garantisce che tutte le informazioni fornite alle autorità di pubblica vigilanza siano veritiere,

trasparenti, complete.

4.2 Le risorse umane

La Società considera le Risorse Umane di Rental Plus un patrimonio strategico ed indispensabile per la

soddisfazione del Cliente e per la diffusione dell’Etica e della qualità.

Per ogni dipendente, quindi, il rispetto delle norme del Codice Etico è obbligazione contrattuale.

Per tutelare ed accrescere il patrimonio umano la Società è impegnata:

– affinché tutti i locali di lavoro siano in condizioni idonee ed ideali per lo svolgimento delle

attività lavorative, così come idonee e funzionali devono essere le attrezzature affidate ai

dipendenti;

– a non assumere personale che possa far insorgere casi di conflitto di interessi all’interno di

Rental Plus;

– ad offrire pari opportunità di sviluppo e crescita delle funzioni professionali in base a criteri di

merito e competenza;

– a collegare i riconoscimenti economici, oltre che ai risultati quantitativi, anche all’osservanza

delle leggi, dei regolamenti e delle norme del presente Codice;

– a programmare e sviluppare la crescita professionale ed una coscienza etica e della

responsabilità sociale dell’impresa attraverso adeguata formazione;

– ad informare in maniera esauriente il dipendente appena assunto sulle caratteristiche delle

mansioni e della funzione, su elementi normativi e retributivi e sul richiesto rispetto dei principi

contenuti nel codice etico.

4.3 I clienti

La clientela è parte integrante del patrimonio aziendale. Per consolidare la fedeltà e la stima della

clientela è indispensabile che ogni rapporto sia improntato a criteri di lealtà, disponibilità, trasparenza

e professionalità. Il personale dipendente deve migliorare continuamente e con ogni mezzo la propria

preparazione professionale per dare risposte confacenti alle esigenze dell’interlocutore, fornendo ogni

assistenza utile a favorire scelte consapevoli e condivise, evitando ogni forma di forzatura.

Al fine di salvaguardare l’affidabilità e il prestigio aziendale, Rental Plus deve:

– avere come obiettivo primario la piena soddisfazione del cliente destinatario della prestazione;

– creare un solido rapporto con il cliente, ispirato alla correttezza e alla efficienza;

– mantenere un atteggiamento professionale, leale e collaborativo nei riguardi del cliente, che

deve essere posto in condizioni di assumere decisioni consapevoli e informate;

– utilizzare forme di comunicazione chiare e semplici, conformi alle normative vigenti, senza

ricorrere a pratiche elusive e comunque scorrette, in modo da non trascurare alcun elemento

rilevante ai fini della comprensione da parte del cliente;

– intrattenere rapporti con clienti che presentino requisiti di serietà e di affidabilità personale e

commerciale;

– evitare di intrattenere relazioni d’affari con persone delle quali sia conosciuto o delle quali sia

sospettato il coinvolgimento in attività illecite;

– rifiutare ogni forma di “raccomandazione” o “condizionamento” sia interni che esterni.

In ogni caso, i rapporti devono essere improntati all’assoluto rispetto della normativa di legge in

tema di antiriciclaggio, tutela dei dati personali e trasparenza.

4.4 I fornitori

La selezione dei fornitori e la formulazione delle condizioni di acquisto di beni e servizi per Rental Plus è

dettata da valori e parametri di concorrenza, obiettività, correttezza, imparzialità, equità, prezzo,

qualità del bene e del servizio reso, garanzie di assistenza e, in ultimo, da un’accurata e precisa

valutazione dell’offerta.

In nessun caso saranno ammesse, da parte dei fornitori, pressioni indebite, tali da minare la fiducia

che il mercato ripone nei confronti di Rental Plus in merito alla trasparenza ed al rigore nell’applicazione della Legge e delle procedure societarie.

Ogni dipendente, in relazione alle proprie funzioni, avrà cura di:

– osservare scrupolosamente le procedure interne relative alla selezione ed alla gestione dei

rapporti con i collaboratori esterni di Rental Plus, comunque denominati collaboratori, consulenti,

rappresentanti, agenti;

– selezionare accuratamente persone e imprese qualificate, con ottima reputazione e

caratterizzate da integrità morale ineccepibile;

– contattare tempestivamente il proprio diretto superiore in caso di eventuali violazioni del

Codice da parte di collaboratori di Rental Plus; qualora la segnalazione non dia esito, o il dipendente

si senta a disagio nel rivolgersi al proprio diretto superiore per effettuare la segnalazione, il

dipendente ne riferisce alla Direzione;

– menzionare espressamente, in tutti i contratti di collaborazione, comunque denominati

(collaborazione, consulenza) l’obbligo di attenersi ai principi del Codice Etico, sanzionando

l’eventuale inosservanza di tali principi con la previsione della facoltà di Rental Plus di risolvere il

contratto.

– accertarsi che ad ogni acquisto di beni e/o servizi faccia seguito il ricevimento di un

documento fiscalmente valido e che ogni pagamento venga effettuato solamente se vi è

identità tra il soggetto che ha fornito il bene e/o servizio ed il soggetto che riceverà il pagamento.

4.5 La Pubblica Amministrazione

I comportamenti degli Organi sociali e del Personale di Rental Plus nei confronti della Pubblica

Amministrazione devono ispirarsi alla massima correttezza ed integrità.

Si rifiutano, pertanto, logiche di condizionamento delle decisioni della controparte, in ogni forma

espresse o attuate, volte ad influenzare decisioni in favore di Rental Plus o a richiedere od ottenere un

trattamento di favore. È altresì vietato dare corso a richieste da parte di personale della Pubblica

Amministrazione tendenti a subordinare decisioni ed atti in favore di Rental Plus a riconoscimenti di qualsiasi

genere.

I rapporti con la Pubblica Amministrazione sono tenuti dagli esponenti aziendali all’uopo designati.

Tutta la documentazione che riassume le procedure attraverso cui Rental Plus è entrata in contatto con

Pubbliche Amministrazioni deve essere debitamente raccolta e conservata.

Al verificarsi di episodi della specie, o di tentativi più o meno espliciti, è dovere del Personale

dipendente darne tempestiva informazione al proprio diretto superiore (e quando le circostanze lo

impongano, ovvero nei casi gravi, direttamente alla Direzione).

In ogni caso, nel corso di una trattativa di affari o di un rapporto, anche commerciale, con la Pubblica

Amministrazione, in Italia o in altri paesi, Rental Plus si impegna a:

– non offrire opportunità di lavoro e/o commerciali a favore del personale della Pubblica

Amministrazione coinvolto nella trattativa o nel rapporto, o a loro familiari;

– non offrire omaggi o benefici di qualsiasi tipo salvo non si tratti di atti di modico valore nel

rispetto dei limiti di valore aziendalmente previsti;

– non sollecitare od ottenere informazioni riservate che compromettano l’integrità o la

reputazione di Rental Plus.

Gli atti di cortesia commerciale, quali omaggi o forme di ospitalità, o qualsiasi altra forma di beneficio

(anche sotto forma di liberalità), sono consentiti soltanto se di modico valore, e tali da non

compromettere l’integrità e la reputazione delle parti oltre che conformi agli usi. Tuttavia tali atti

devono sempre essere autorizzati ed adeguatamente documentati e non dovranno comunque poter

essere interpretati, da un osservatore terzo ed imparziale, come destinati ad ottenere vantaggi e favori

in modo improprio (si veda par. 3.5 Pagamenti Impropri).

4.6 Le organizzazioni politiche e sindacali

I rapporti con le organizzazioni politiche e sindacali sono intrattenuti, con la massima trasparenza e

indipendenza, dalle Funzioni all’uopo preposte.

Non sono consentiti riconoscimenti di benefici di qualsiasi genere, direttamente o indirettamente, a

partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, nonché a loro rappresentanti e

candidati che possano, in qualche modo, essere ricondotti all’intenzione aziendale di favorirli.

4.7 La società di revisione

I rapporti con le Società di revisione contabile devono essere improntati alla massima collaborazione,

trasparenza, correttezza, al fine di prevenire qualunque forma di reato societario e di operare nel

comune interesse di rappresentanza e tutela di Rental Plus.

In particolare, i compiti di revisione e consulenza sono tra di loro incompatibili. Di conseguenza, il

revisore contabile non può prestare attività di consulenza in favore di Rental Plus.

4.8 Gli organi di informazione

Qualunque comunicazione da parte di Rental Plus verso l’ambiente esterno deve essere veritiera, chiara,

trasparente, non strumentale, conforme alle politiche ed ai programmi della Società.

In ogni caso, la comunicazione è soggetta ai vincoli di rispetto della tutela dei dati personali e può

essere divulgata solo dalle figure espressamente autorizzate.

I dipendenti che dovessero comparire ad incontri, riunioni o manifestazioni pubbliche sono tenuti a

farlo a titolo esclusivamente personale e, comunque, non potranno utilizzare nome e marchio

dell’azienda, salvo autorizzazione.

4.9 La concorrenza

Rientra nello stile di Rental Plus evitare commenti e giudizi negativi nei riguardi dei concorrenti, privilegiando,invece, il leale confronto sulla qualità e trasparenza dei prodotti e servizi offerti.

5 SISTEMA SANZIONATORIO

Con riferimento alle Norme, Documenti e Leggi cui questo Codice Etico si sottopone, la Direzione prevede e definisce le fattispecie di violazione del presente Codice e le sanzioni da

applicare sul piano disciplinare, in base a quanto previsto nel vigente CCNL applicato, legale o

penale.